Gastos
de gasolina, implementos para laborar, comidas de negocios
Deducciones
para trabajadores independientes
Las
personas que trabajan por su cuenta incurren en gastos de su bolsillo para poder
producir dinero. Compran materiales, herramientas, equipos, asisten a eventos,
viajan por negocios, etc. Todas las expensas relacionadas con el tipo de trabajo
o negocio que se haga son deducibles.
Y es crucial aclarar aquí
el concepto de empleado y trabajador independiente: "No existe el empleado
independiente. Hay trabajadores que son empleados y trabajadores que son independientes",
dice a El Paracaidista el contador público Carlos Román,
de la firma Carlos Román & Associates, P.A. con sedes en Kendall y
Hialeah, en Miami-Dade. "Al empleado se le deduce del salario bruto el
Federal Withholding, Social Security y Medicare. Al [trabajador] independiente
por lo general no se le deduce, por lo tanto recibe el cheque bruto por el servicio
prestado. El IRS define al trabajador que es empleado y al que es independiente,
definición que muchas veces no es la misma que conocemos en nuestro diario
vivir. Principalmente, entre otras cosas, si el empleador tiene control sobre
el trabajador, este trabajador puede ser considerado empleado y se le debería
deducir lo que corresponde a un empleado. Es bien importante entender la definición
del IRS sobre trabajadores independientes, ya que si se equivocan y estos trabajadores
independientes son considerados empleados, a la compañía le puede
significar un costo fuerte el no haberlos considerado empleados", advierte
el contador.
Bárbara Terry, vocera del IRS comparte con El
Paracaidista los conceptos clarificadores:
1- "Usted es un empleado
si los servicios que usted provee son controlados por su empleador. Su empleador
fija el horario, las responsabilidades y el lugar donde se realiza el trabajo.
Su empleador debe retener impuestos del salario y pagar impuestos de desempleo
sobre el salario que usted recibe.
2-
Usted es empleado autónomo [self employed] si desempeña un
oficio, o dirige un negocio, es dueño único, o miembro de una sociedad
que dirige un negocio. Usted también es empleado autónomo si
además de su trabajo de tiempo completo tiene su propio negocio a medio
tiempo. El ingreso de su propio negocio es considerado ingreso de trabajo por
cuenta propia. Como persona con negocio propio usted debe pagar impuestos sobre
el ingreso de trabajo por cuenta propia, y es responsable de pagar todo impuesto
que se deba (estos son los impuestos de Seguro Social y Medicare).
3-
Usted es considerado contratista independiente si el individuo para quien usted
trabaja, controla o dirige el trabajo, pero no el método ni la manera en
que se realizan dichas tareas. Como contratista independiente, la persona
quien le contrata para algún trabajo no es un empleador ni se le requiere
retenerle impuesto sobre el ingreso, ni se le requiere pagar impuestos de desempleo
sobre el salario que usted recibe. El ingreso del contratista independiente está
sujeto a impuesto sobre ingreso de trabajo por cuenta propia y usted debe reportar
el ingreso y pagar todo impuesto que se deba. El pagador deberá entregarle
una Forma 1099.
Es
decir, que la responsabilidad impositiva del trabajador independiente incluye
el pago de impuesto federal (income tax) que -generalmente va del 10% al 35%-,
el Social Security y el Medicare. Las cantidades a sufragarse son siempre porcentajes
del salario mismo. Román explica que la cantidad a deducirse por Federal
Withholding, el conocido income tax o impuesto al ingreso "va a depender
de algunos factores tales como si la persona es soltera, casada, o tiene algún
dependiente (hijos, o algún familiar que califique)". Y cada año
hay cambios sobre esto.
María
Díaz, Especialista de Asuntos Públicos de la Administración
del Seguro Social explica que cuando se trata de un trabajador independiente cambia
el porcentaje a deducirse para El Seguro Social. "La tasa de impuestos de
Seguro Social para el año 2011 es 13.3 por ciento de las ganancias de trabajo
por cuenta propia hasta un máximo de $106,800 en ganancias. Si sus ganancias
netas exceden los $106,800, usted continuará pagando sólo la porción
de Medicare del impuesto de Seguro Social, que es 2.9 por ciento del resto de
sus ganancias", detalla un informe explicativo de la Social Security Administration.
Díaz
indica claramente a nuestra publicación que "las personas con negocio
propio tienen la misma protección de Seguro Social que los empleados. Por
lo tanto, ellas pagan impuestos de Seguro Social por una cantidad igual a los
impuestos combinados que pagan los empleados y patronos. Las personas con negocio
propio pueden deducir la mitad de sus impuestos de Seguro Social en sus declaraciones
de impuestos como gastos de negocios, igual que los patronos pueden deducir los
impuestos de Seguro Social que pagan.
Deducciones
que pueden hacerse en
la declaración de impuestos
Román
explica que las comidas de negocios son deducibles en un 50%, el gasto de gasolina
por millas recorridas durante actividades de trabajo también (no cuenta
el millaje desde la casa al centro de trabajo o donde se reciben instrucciones
para hacerlo, ni desde el centro de trabajo o último punto recorrido en
el día hasta la casa -el costo por milla es de 51 centavos de dólar
en 2011), seguro del auto si se usa para el trabajo, los costos de mantenimiento
de éste, los importes de contabilidad, comisiones pagadas, publicidad hecha,
participación en eventos en los cuales se deba matricular la persona, etc.
Es aconsejable detallar muy bien estos gastos al contador para que los liste adecuada
y correctamente en el Schedule C (la planilla usada para esto), cuando se prepara
el formulario 1040.
Los pagos que reciben de empresas que los contratan
pueden tener o no la retención de impuestos correspondientes ya incluida.
Estos trabajadores reciben de esas empresas la forma 1099, en lugar del reporte
W-2 que le dan a personas contratadas a tiempo completo y bajo nómina de
pago. En la 1099 están reflejados sus ingresos.
La
oficina en casa aporta otras deducciones
Quienes tengan la
oficina en casa obtienen otras ventajas al declarar impuestos, pues hay mayores
deducibles: "Debes medir tu casa y ver cuántos pies cuadrados
tiene y medir el área que estás usando para tu trabajo y eso te
va a dar un porcentaje. Puede ser un 25%, en otros casos puede ser 12 ó
42 por ciento, porque hay personas que utilizan más espacio que otras.
Entonces a todos los gastos que tienes en esa casa, que no sean ni comida ni ropa,
por ejemplo, agua, electricidad, teléfono, la renta les calculas ese porcentaje
y eso es deducible. Hay mucha gente que pierde ese beneficio porque no se lo dicen
a su preparador de taxes", ilustra el contador Raúl Alba.
Los gastos no deducibles de ninguna manera son: alimentos (las comidas
de negocios sí) que se compran en casa o las comidas que se hacen fuera,
la ropa, los desembolsos de entretenimiento en general, las expensas de vacaciones,
etc.
¿Cómo se pagan los taxes durante
todo el año?
Cuando la persona trabaja
en una empresa generalmente el impuesto a su ingreso semanal, quincenal o mensual
le es deducido de su cobro y la compañía se encarga de pagarlo
al IRS todos los meses. Al momento de hacer la declaración
anual se compara lo pagado con lo que en suma le corresponde por todo el año
y se calcula si pagó de más, de menos o exactamente.
"Si
el ingreso es a través de una compañía o por cuenta independiente,
tienen que buscar un asesor para que les diga lo qué tienen que hacer y
pagar sus impuestos mensualmente, para que luego no sea una carga muy fuerte.
Aunque sean contratistas independientes o trabajen como dicen 'por la izquierda'
no importa, tienen que buscar un asesoramiento para que puedan pagar sus impuesto
todos los meses, es muy fácil", aconseja a nuestros lectores el contador
Carlos Zamora, con oficinas en Miami.
Este experto recomienda a las
personas que estén fuera de estatus que declaren, porque esto les beneficia
al tener su cita con US Citizenship & Immigration Services y poder demostrar
que cumplieron con una obligación legal. "Muchas veces no tienen
el asesoramiento y pasan cuatro, cinco y seis años y no han declarado.
Se pueden hacer declaraciones retroactivas, hay que pagar una penalidad, una multa,
pero vale la pena".
Quienes
hayan generado ingresos en Estados Unidos y no sean elegibles para tener su número
de Seguro Social, usado para declaraciones de impuestos personales, deben utilizar
un número especial denominado Individual Tax Identification Number (ITIN).
El IRS exige que para sacar el ITIN se presente la solicitud junto al income tax
[planilla de declaración de impuestos de la persona], informa Alba.
Diaz
explica también que los trabajadores por cuenta propia deben informar sus
ganancias y pagar sus impuestos directamente al IRS. "Usted informa sus ganancias
al Seguro Social cuando presenta su declaración federal de impuesto sobre
su ingreso. Si sus ganancias netas son $400 o más en un año, además
de los formularios de impuestos que debe presentar, debe informar sus ganancias
en un Anexo SE".
Cómo informar las ganancias
Las personas que laboren independientemente deben llenar los siguientes formularios
de impuestos federales antes del 15 de abril para reportar las ganancias netas
de $400 o más del año anterior: