Nueva regulación del DHS sobre discrepancia de nombre o SSN
Verificarán records dudosos de empleados

Una polémica resolución salió de la Casa Blanca este verano para apretar la tuerca a empresas que den empleo a extranjeros ilegales. Usando una plataforma del Seguro Social en funcionamiento desde 1994, el Department of Homeland Security empezará este mes de septiembre a enviar sus propias cartas adjuntas a las Employer "No-Match" letter del Social Security del año impositivo 2006, para instar a empleadores a que chequeen los records de sus trabajadores y resuelvan las discrepancias de identidad y número de Seguro Social existentes, en 90 días, o prescindan de la contratación de indocumentados, si no pudieran resolverlo y quedara claro que las personas usan documentos fraudulentos para laborar sin estar autorizadas por el US Citizenship and Immigration Services.

La nueva regulación denominada "Safe Harbor Procedures for Employers Who Receive a No-Match Letter" (Procedimientos de Resguardo para Empleadores que reciban una carta de No Coincidencia) y emitida por el Departamento of Homeland Security (DHS) clarifica a los empresarios sus obligaciones legales bajo la actual ley de inmigración y provee guía sobre los pasos que deben seguir si reciben la carta de la SSA o una del DHS sobre verificación de empleo. El plan es parte de un paquete de 26 medidas de cumplimiento de la ley.

El procedimiento de notificación a trabajadores cuando la información de los reportes de salario en sus formas W-2 no coincide con los datos que tiene el Seguro Social está en vigencia desde 1979, informa esta entidad, y el envío de "cartas de no coincidencia" a los empleadores ocurre desde 1994. Pero ahora la rama que hace cumplir la ley de inmigración, el US Immigration & Customs Enforcement (ICE, Servicio de Inmigración y Control de Aduanas que depende del DHS), aprovechará esa infraestructura para cazar a potenciales trabajadores ilegales a través de la presión que se le impone al empleador de solucionar la discrepancia de datos y quedar en evidencia si no lo hace.

"Cada año la SSA [Social Security Administration] recibe aproximadamente 245 millones de reportes salariales en las Formas W-2 de empleadores que cubren aproximadamente 153 millones de trabajadores. Para ayudar a mejorar la exactitud del proceso de reporte de salarios, la SSA emite cartas de Correspondencia Educativa (EDCOR) [Educational Correspondence], comúnmente conocidas como carta de 'No Coincidencia del Empleador' [Employer "No-Match" letter], cuando un empleador somete Formas W-2 en las cuales un número significativo de nombres de empleados o sus números de Seguro Social correspondientes no coinciden con los records del SSA"
, detalla la Administración del Seguro Social en una declaración.

A los empleadores en Estados Unidos se les requiere que reporten anualmente los sueldos de cada empleado en la planilla W-2, que es una declaración de salarios e impuestos y un agente la procesa como lo hace también el Servicio de Rentas Internas (IRS - Internal Revenue Service). Las empresas lo hacen generalmente entre el 1ro. de enero y el 31 de marzo de cada año. La información allí recogida se usa para determinar la elegibilidad para los beneficios del Seguro Social y sus montos y si la combinación de nombre y SSN no es igual a la que tiene la SSA en su base de datos entonces esta agencia no puede adjudicar los ingresos al record del trabajador.

"La información exacta de ingresos es necesaria para asegurar que la SSA acredite los ingresos correctos al record individual correcto. Debido a que la información del reporte de salario es información de impuestos, la SSA sigue las regulaciones del Departamento del Tesoro que gobiernan la revelación de esa información", asegura esta agencia federal y además explica que cada record W-2 también contiene un indicador que le dice al IRS si el nombre/número de Seguro Social (SSN) coincide con los records de la SSA, pero que esta información es considerada información de impuestos protegida bajo la sección 6103 del Código de Rentas Internas ( Internal Revenue Code - IRC) y que por lo tanto la SSA no puede compartir información sobre falta de coincidencias de nombres o números de Seguro Social en un reporte W-2 con otras agencias federales. Por eso la carta del ICE a los empleadores será insertada por la SSA en su envío normal de todos los años de su Employer "No-Match" letter y no por el ICE directamente que, según explica el Seguro Social, no puede tener acceso a esos records discrepantes.

¿Por qué no coinciden los records?
Por la cantidad de casos de personas con records dudosos reportados el año pasado por el inspector general del Social Security, unos 17.8 millones de trabajadores, entre los cuales se cuentan 12.7 millones de ciudadanos nacidos en Estados Unidos, parece que es un asunto común. "Hay un número de razones por las cuales la información reportada puede que no esté de acuerdo con nuestros records", detalla la SSA, "tales como errores tipográficos, cambios de nombre no reportados, records incompletos o inexactos del empleador o mal uso de un SSN".

El propósito de las cartas siempre ha sido obtener información corregida para "ayudar a la SSA a identificar al individuo a quien le pertenecen sus ingresos, de modo que esos ingresos puedan ser adjudicados al record de ingreso del individuo", ahonda la agencia y dice que sus procedimientos continuarán siendo los mismos y también la forma para enmendar los errores.

Ahora con la notificación adjunta del ICE se exigirá al empleador que solucione la disparidad. La regulación del DHS sólo se refiere a las cartas dirigidas a las empresas y no a las que la SSA envía a individuos con el mismo propósito de corrección de información. La cartas de no coincidencia se mandan a compañías que tengan al menos 10 records dispares, informa el Seguro Social, y se les pide que verifiquen y preparen las Formas W-2c (Corrected Wage and Tax Statement - Declaración de Salario e Impuesto Corregida) con la información correcta para cada trabajador que tenga discordancia.

Es muy importante, indica la SSA, que los empleadores sepan que estas cartas no implican una declaración sobre el estatus migratorio del empleado, que no son basamento para que se tome una acción adversa contra el empleado y si así lo hacen podrían estar sujetos a sanciones legales de la ley del trabajo y discriminación.

El DHS advierte: "Los empleadores no deben asumir que la falla indicada en la carta de aviso es el resultado de una fechoría de parte del empleado. Adicionalmente, un patrón que toma acción contra un empleado basado en nada más substancial que en la carta de aviso puede, de hecho, estar violando la ley".


Pasos de verificación y corrección

El Department of Homeland Security explica detalladamente cómo debe conducirse el empleador si recibe la carta: 1- Verificar, en un plazo de 30 días, que la falla no haya sido el resultado de un error por parte del empleador. 2- Solicitar que el empleado confirme con exactitud la información contenida en su expediente de empleo. 3- Pedir que el empleado resuelva el problema con la Administración del Seguro Social (para lo cual tiene 90 días desde la fecha de recibo de la carta por parte del empleador). 4- Si estos pasos conducen a la resolución del problema, seguir las instrucciones en la carta de aviso para corregir la información con la SSA, y conservar un recibo o récord de la verificación con la SSA. 5- Si la información no se pudo corregir, llenar un nuevo formulario I-9 sin usar el número de Seguro Social en cuestión y en su lugar usar documentación presentada por el empleado que esté conforme con los requisitos de identidad del documento I-9 y que incluya una fotografía y otros datos biográficos.

"Los empleadores incapaces de confirmar el empleo de sus trabajadores por medio de estos procedimientos arriesgan culpabilidad de violar la ley si continúan empleando a dicha persona con el conocimiento de que no está autorizada", advierte el ICE.

Si la información ha sido corregida, el empleador debe asegurarse de esto mediante el uso del Servicio de Verificación de Número de Seguro Social (SSNVS - Social Security Number Verification Service ) que puede acceder en: www.socialsecurity.gov/employer/ssnv.htm o llamando al número gratuito: 1-800-772-6270.

Multas por contratar ilegales
El ICE dice claramente que está buscando la formas de imponer cargos criminales significativos contra negocios que contraten extranjeros ilegales rutinariamente. Explica que las sanciones son de tipo civil y criminal y están contenidas en el Código de Regulaciones Federales (C.F.R. 274a.10). "La pena criminal para cualquier persona o entidad que siga un patrones o prácticas de violaciones de la Ley INA 274A (a)(1)(A) or (a)(2), 8 U.S.C. 1324a (a)(1)(A) or (a)(2) será de una multa no mayor de $3.000 por cada extrajenro no autorizado, prisión por no más de seis meses por la práctica o patrón [de contratación de ilegales], o ambos, sin tomar en cuenta las provisiones de cualquier otra ley federal relacionada en su más finos niveles".

Sobre la penalidad civil por contratar sabiéndolo a un extranjero no autorizado para trabajar están, entre otras: a) Primera ofensa, no menos de $275 sin exceder $2.200 por cada extranjero no autorizado relacionado con la ofensa cometida en o después del 29 de septiembre de 1999. b) Segundo ofensa, no menos de $2.200 pero sin exceder $5.500 por cada extranjero no autorizado relacionado con la segunda ofensa cometida en o después del 29 de septiembre de 1999. c) Más de dos ofensas, no menos de $3.300 y sin exceder $11.000 por cada extranjero no autorizado relacionado con la tercera o subsiguiente ofensa cometida en o después del 29 de septiembre de 1999.

"Dando un paso en el vacío creado por la inhabilidad del Congreso de instaurar una reforma migratoria comprehensiva y trabajable, la administración [el gobierno] lanzó su arsenal de fuerza hoy, dejando a muchos empleadores entre una roca y un lugar muy duro", declaró Kathleen Campbell Walker, Presidente de la American Immigration Lawyers Association (AILA) el pasado 10 de agosto cuando fuera emitido el nuevo plan del DHS. "La solución real, reconocida por la administración, es una reforma de inmigración comprehensiva". La AILA dijo en un comunicado que hacer cumplir la ley es un componente importante del sistema de inmigración estadounidense, pero que los esfuerzos de resguardo deben ser inteligentes y no solamente duros, además de que por sí solos no son una solución.

Información completa sobre la medida, en español, puede leerse en el site del ICE en: www.ice.gov/espanol/partners/employers/safeharbor/index.htm. También en el website del Seguro Social: www.ssa.gov/legislation/nomatch2.htm (en inglés), entidad que puede contactarse en el T + 1-800-772-1213. Asimismo, para mayores datos los empleadores pueden llamar al ICE al T + 1-800-421-7105.

Foto: Archivo

Sep 2007







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